Новые правила электронного обмена экспедиторскими документами. Продолжаем обсуждение

С 1 сентября 2026 года российский рынок транспортно-экспедиционных услуг вступает в новую фазу цифровой трансформации. Правительство РФ официально утвердило правила электронного обмена ключевыми документами отрасли: поручениями экспедитору, а также экспедиторскими и складскими расписками. Согласно постановлению, их регистрация в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) становится обязательной.

Новый регламент будет действовать в течение шести лет, радикально меняя привычные схемы взаимодействия между участниками рынка.

Главное изменение заключается в том, что обмен документами между экспедитором и клиентом теперь должен осуществляться исключительно через аккредитованные информационные системы (ИС ЭПД). Свободная пересылка сканов по электронной почте или в мессенджерах окончательно уходит в прошлое.

Мы уже публиковали мнения экспертов, продолжаем обсуждение проблемы.

Как пройдет переход?

Какие проблемы встанут перед перевозчиками?

Какие минусы сулит переход для автоперевозчиков?

Какие плюсы нового порядка оформления?

Анна Павлова, директор по стратегическому развитию логистической компании TAGLEX

С 1 сентября 2026 года отрасль транспортно-экспедиционных услуг фактически переходит к обязательному юридически значимому электронному документообороту через ГИС ЭПД. Для рынка это означает трансформацию всей модели взаимодействия между клиентом, экспедитором и перевозчиком. Переход, скорее всего, пройдет поэтапно. Крупные логистические компании и федеральные операторы уже сегодня используют электронный документооборот и имеют необходимую ИТ-инфраструктуру. Для них основной задачей станет интеграция действующих систем с ГИС ЭПД и адаптация внутренних бизнес-процессов под новые требования.

Наиболее сложный этап ожидает малый и средний бизнес, а также частных перевозчиков, которым потребуется подключение к аккредитованным операторам ИС ЭПД, получение электронных подписей и перестройка привычных схем работы. Основные сложности для перевозчиков будут связаны не столько с самим электронным форматом, сколько с организационной и технологической дисциплиной. Новый порядок требует строгого соблюдения сроков передачи данных, корректного оформления документов и подтверждения каждой операции через «парный файл обмена». Любая ошибка или задержка в цепочке может привести к тому, что документ не получит юридическую силу. Дополнительной нагрузкой станет необходимость обучения сотрудников и адаптации подрядчиков, особенно в сегменте небольших транспортных компаний.

Среди потенциальных минусов для автоперевозчиков можно выделить рост затрат на цифровизацию. Потребуются расходы на подключение к системам ЭДО, интеграцию учетных платформ, электронные подписи и сопровождение ИТ-инфраструктуры. Также рынок столкнется с зависимостью от стабильности цифровых сервисов и качества интеграций между государственными и коммерческими платформами. Для части участников отрасли это может стать серьезным барьером, особенно при недостаточном уровне автоматизации процессов.

При этом преимущества новой системы для отрасли значительно более масштабны и долгосрочны. В первую очередь речь идет о снижении бумажного документооборота, ускорении обмена данными и повышении прозрачности перевозок. Электронный формат позволит быстрее подтверждать оказание услуг, сокращать сроки согласования документов и минимизировать количество ошибок, связанных с ручным вводом данных. Важным эффектом станет повышение юридической защищенности участников рынка: каждый документ получает уникальный идентификатор, фиксируется в государственной системе и подписывается электронной подписью. Дополнительно цифровизация создаст основу для дальнейшей автоматизации логистики — от интеграции с TMS- и ERP-системами до развития сквозного электронного сопровождения перевозок. В перспективе это позволит рынку сократить операционные издержки, повысить управляемость процессов и ускорить взаимодействие между всеми участниками цепочки поставок.

Артём Городецкий, генеральный директор ООО «САЛАИР»

Переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) становится обязательным с 1 сентября текущего года. На сегодняшний день от Минтранса нет информации о каких-либо смещениях срока внедрения ЭТрН, либо о сегментном переходе. Подготовка к этому процессу становится одной из ключевых задач для всей логистической отрасли.

«Салаир» начал тестирование системы заблаговременно — еще в 2023 году на базе оператора ЭДО СБИС. Такой ранний старт позволяет наладить взаимодействие между грузоотправителями, перевозчиками и водителями, а также делает переход с бумажных носителей понятным и предсказуемым для всех участников. Например, если логистическая компания пользуется СБИС, а перевозчик — «Контур», то операторы ЭДО должны синхронизировать форматы, иначе не будет возможности обеспечить совместимость и юридическую значимость документов. При этом находиться в одной системе всем трем участникам процесса не обязательно, между ними должен быть настроен так называемый «роуминг» — технология, позволяющая обмениваться документами. И это нередко превращается в проблему, поскольку подобный процесс между операторами ЭДО требует технической настройки, что может быть критично при срочном поиске перевозчика. Также контрагенты должны принять приглашения друг друга в системе, для этого необходимы определенные действия по акцепту.

Одна из самых серьезных проблем перехода логистической отрасли на ЭТрН — нестабильный интернет. Данный фактор может затормозить процесс, поскольку электронный документ требует обмена данными с Государственной информационной системой (ГИС ЭПД). И включение операторов ЭДО и ГИС ЭПД в «белые списки» Минцифры не решает ряд критических барьеров для крупных игроков рынка, автоматизирующих документооборот. Это связано со сложностями соединения программных систем для обмена данными, риском их рассинхронизации, слаженностью работы персонала и т.д. Кроме того, есть опасения в части готовности государственных институтов к данному переходу на примере ГосЛОГ, когда вместо 7 дней внесение в реестр длится 3 месяца.

Одной из ключевых задач, которую требуется решить перевозчикам в рамках перехода на ЭТрН, является необходимость обеспечить водителя QR-кодом для проверки сотрудниками ГАИ. Данный цифровой аналог бумажной накладной содержит основные сведения о перевозке, подписанные электронной подписью в ГИС ЭПД. Он должен функционировать даже без текущей связи инспектора с сервером. Однако на сегодняшний день поступают сообщения, что не все патрули ГАИ оснащены необходимым оборудованием, способным проверять криптографическую подпись с QR-кода в офлайн-режиме.

С введением ЭТрН цепочка поставок станет прозрачной. ГИС ЭПД будет запрашивать реальное основание владением транспортным средством — ИНН, дату и номер договора между подрядчиком и собственником. Нередко подрядчики не готовы к такой детализации. Также могут возникнуть технические трудности из-за невозможности быстро подписывать титулы ЭТрН при помощи ЭДО, что требует наличия ЭЦП у каждого участника.

Несмотря на ряд ограничивающих факторов, у нового порядка оформления документов большое количество преимуществ. В частности, все участники перевозки одновременно видят транспортную накладную и могут обмениваться электронными бухгалтерскими документами и другими ЭПД. Есть возможность выставлять счета в режиме онлайн. Это оптимизирует рабочие процессы. К тому же ускоряется период оплаты, что является большим плюсом для перевозчиков. ЭТрН способствует сокращению «бумажной волокиты» в логистике, при этом сотрудники компании всегда будут знать, что у них есть корректно оформленные документы.

Однако пока система недонастроена. И сегодня в ходе тестирования ЭТрН наблюдаются такие минусы, как задержки и потери документов из-за несовместимости операторов ЭДО и роуминга, трудности у водителей при предъявлении QR-кодов инспекторам ГИБДД из-за несовершенства инфраструктуры, риски срывов сроков из-за отсутствия ЭЦП у любого из участников перевозки и др. При этом в логистической отрасли надеются, что к сентябрю текущего года все процессы будут отлажены.

Ольга Бабаева, директор по развитию Умная Логистика

Новый порядок четче определяет и фиксирует роли участников перевозки. Компания может принимать ответственность за груз — тогда она определяется законом как экспедитор, должна состоять в реестре и оформлять электронные экспедиторские документы и ЭТрН с передачей данных в ГИС ЭПД через оператора. Если компания просто помогает организовать перевозку, но не берет ответственность: ее статус — агент, и она чаще всего участвует в документообороте как наблюдатель.

Переход, скорее всего, пройдет неравномерно — это актуально для всей отрасли и форматов документов, которые станут обязательными с 1 сентября 2026 года. Умная Логистика провела исследование готовности логистики к ЭПД: среди 182 опрошенных экспедиторов 78,3% пока изучают вопрос по внедрению ЭТрН и других ЭПД , 73,1% еще не назначили ответственного за переход, а 21,6% вовсе не используют ЭДО. На практике компаниям нужно подключиться к оператору ИС ЭПД, настроить подписи и МЧД, назначить ответственных и протестировать обмен с контрагентами. Дальше необходимо встроить ЭПД в привычный процесс управления перевозкой. Пользователям TMS-систем будет проще: заказ-заявка у них уже существует в цифровом виде, а передачу данных в ГИС ЭПД через оператора и настройку полей под утвержденные форматы доработает поставщик ИТ-решения. Отдельная сложность в том, что отличие от ЭТрН, финальные форматы и поля экспедиторских документов пока не закреплены регуляторами.

Для автоперевозчиков главный минус – рост нагрузки на операционные процессы в переходный период. Нужно будет обучать логистов и водителей, синхронизировать работу с клиентами, экспедиторами и грузополучателями, а также отрабатывать нестандартные сценарии: ошибки в данных, отсутствие подписи, замену машины или водителя, сбои связи на погрузке, складе или в пункте выгрузки. Например, если на складе нет устойчивого интернета, участникам нужно понять, можно ли считать это отсутствием технической возможности, кто принимает решение о бумажном оформлении и как затем корректно передать данные в цифровой контур.

Главный плюс нового порядка в прозрачности и скорости. Электронные экспедиторские документы фиксируют роль каждого участника и показывают, кто отвечает за груз на конкретном этапе. Это снижает пространство для споров и заменяет переписку в мессенджерах юридически значимым цифровым следом. В перспективе такой формат ускорит закрытие рейсов и оплату, сократит ручной обмен сканами, потери документов и ошибки.

Окончание.

Читайте также:

Новые правила электронного обмена экспедиторскими документами. Начинаем обсуждение

Всем нужен автобус-лайнер! Что ждет рынок автобусов

Новые решения: Россия — Белоруссия — штрафы без границ. Мнение эксперта